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Im Zuge der Suche nach innovativen Technologien für Website, Marketing und Vertrieb startete alliantis eine umfassende Evaluierung verschiedener Systeme. Im Fokus standen dabei Plattformen wie Salesforce und Microsoft für CRM sowie Wordpress und Typo3 für Webseitengestaltung. Schnell wurde jedoch deutlich, dass einzelne Lösungen den umfassenden Anforderungen nicht gerecht werden würden.
Gesucht war eine zentrale Plattform, die als technologisches Rückgrat funktioniert – für Kommunikation, Kundendaten, Content und interne Prozesse. HubSpot überzeugte mit seinem Suite-Ansatz, in dem alle Funktionen in einer Lösung nahtlos integriert und intuitiv bedienbar sind.
Gemeinsam mit CIXON wurde die Plattform Schritt für Schritt eingeführt – inklusive Website, CRM, Ticketdesk, Newsletter, Eventmanagement und Social Media. Das Ziel war von Anfang an ambitioniert: nicht nur ein neues Tool, sondern ein neuer Arbeitsstil. Heute nutzen über 80 Prozent der Berater:innen HubSpot aktiv – ein Indiz für den gelungenen Kulturwandel.
Die Herausforderung: Technik, Prozesse und Mindset gemeinsam transformieren
Vor der Einführung von HubSpot war die Systemlandschaft bei alliantis stark zersplittert. CRM, Contentmanagement und Kundenkommunikation liefen in separaten Anwendungen. Die Nutzung war gering, besonders das zuvor eingesetzte Salesforce-System wurde kaum im Alltag verwendet.
Die zentrale Erkenntnis: Ein Tool ist nur so gut wie seine Akzeptanz. Deshalb wollte alliantis nicht nur technische Prozesse optimieren, sondern auch die Art der Zusammenarbeit neu gestalten. Die Kommunikation sollte einfacher, Inhalte dezentraler erstellt und alle Mitarbeitenden eingebunden werden. Die Transformation wurde als strategisches Projekt verstanden und direkt von der Geschäftsführung begleitet.
Die Lösung: Eine Plattform, ein Mindset
Nach einer gründlichen Analyse entschied sich alliantis bewusst gegen eine Fortführung mit Salesforce und für die Einführung von HubSpot. Ausschlaggebend war der ganzheitliche Plattformansatz, der zentrale Funktionen wie Website, CRM, Marketing, Vertrieb und Service in einer Lösung vereint. Die intuitive Bedienbarkeit überzeugte dabei ebenso wie die Möglichkeit, alle Teams im Unternehmen aktiv einzubinden.
Mit Unterstützung des HubSpot-Partners CIXON wurde die Einführung schrittweise umgesetzt. Neben der technischen Implementierung lag der Fokus auf einer breiten Verankerung im Unternehmen. Dazu gehörten praxisnahe Schulungen, klar definierte Rollen und offene Zugriffsrechte, sodass alle Mitarbeitenden das System sinnvoll und eigenständig nutzen können.
Ein zentrales Ziel war der Aufbau einer 360-Grad-Kundensicht. Alle Interaktionen – von der ersten Kontaktaufnahme über Eventteilnahmen bis zur laufenden Betreuung – sind heute zentral erfasst. Diese neue Datenqualität bildet die Grundlage für weitere Automatisierung und Personalisierung. Besonders im Marketing und Vertrieb eröffnen sich dadurch neue Möglichkeiten, etwa durch den gezielten Einsatz von KI-Funktionen, die strukturierte Daten benötigen, um ihr volles Potenzial zu entfalten.
Auch die Contentproduktion wurde revolutioniert. So können Mitarbeitende eigene Inhalte erstellen, veröffentlichen und direkt mit Kund:innen teilen, ohne Umwege über zentrale Stellen. So entstehen neue Touchpoints, der Austausch wird intensiver, und die Sichtbarkeit der Marke steigt. Allein durch einfache Maßnahmen wie Events, Social Posts oder Newsletter hat sich die Zahl der Kontaktpunkte mit Kund:innen verzehnfacht.
Ein Erfolgsfaktor war dabei die enge Begleitung durch die Geschäftsführung. Der Wechsel wurde als strategischer Wandel verstanden und nicht als reines IT-Projekt. Genau diese Haltung hat den Unterschied gemacht.
Die Transformation: Tool, Prozesse und Haltung – alles neu gedacht
Vorher:
Fragmentierte Systeme, geringe Nutzungsraten, keine durchgängige Datenbasis. Die Mitarbeitenden nutzten verschiedene Tools, darunter Salesforce, die nicht aufeinander abgestimmt waren. Eine gezielte, personalisierte Kundenkommunikation war nur eingeschränkt möglich.
Heute:
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HubSpot ist das zentrale System für Website, Marketing, Vertrieb und Service.
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Über 80 Prozent der Mitarbeitenden nutzen die Plattform aktiv im Alltag.
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Inhalte entstehen dezentral in den Fachabteilungen und werden schnell veröffentlicht.
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Die Zahl der Touchpoints mit Kund:innen wurde um den Faktor 10 erhöht.
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Die Website läuft vollständig auf HubSpot.
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Alle Teams arbeiten mit derselben Datenbasis – für mehr Transparenz und bessere Entscheidungen.
Der Wechsel zu HubSpot war für alliantis mehr als ein Systemtausch, es war ein kultureller und organisatorischer Neustart. Mit der Unterstützung von CIXON wurde ein modernes, agiles Setup geschaffen, das in Zukunft noch weiter ausgebaut werden soll. So plant alliantis den Aufbau eines digitalen Knowledge Centers, eines zentralen Kundenbereichs und zusätzliche Automatisierungen, die Mehrwert für Kund:innen und Teams schaffen.
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